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Algumas pessoas podem dizer: “Não sei se é uma boa ideia HANKO a estimativa”. Não é necessariamente necessário apor HANKO ou carimbo quadrado no orçamento. Porém, se for afixado um HANKO ou selo quadrado no orçamento, será mais fácil reconhecê-lo como um “documento oficial”. Explicaremos porque é melhor carimbar seu orçamento com um HANKO ou selo quadrado.
Não é necessário ter HANKO ou carimbo quadrado no orçamento.
Conforme mencionado acima, não é necessário HANKO ou selo quadrado no orçamento. Isso porque mesmo que o orçamento não seja carimbado com HANKO ou selo quadrado, a validade do orçamento não muda. No entanto, se o HANKO não for carimbado, pode não ser reconhecido como documento oficial.
Uma cotação é um documento que é apresentado a um parceiro de negócios antes da assinatura de um contrato, por isso é melhor HANKO lo e apresentá-lo ao parceiro de negócios como um “documento oficial emitido pela empresa”. uma sensação de confiança. Por este motivo, não é necessário ter HANKO ou carimbo quadrado na cotação, mas é uma boa ideia afixar um HANKO ou carimbo quadrado na cotação para dar tranquilidade aos seus parceiros de negócios.
O que é uma citação?
Uma cotação é um documento que o comprador apresenta ao comprador antes de celebrar um contrato, especificando os detalhes da transação, como valor, quantidade, data de entrega, condições de pagamento, etc. O comprador confirma os detalhes da transação listados na cotação e então decide se deseja fazer o pedido. Os orçamentos podem estar sujeitos a aprovação, pelo que são documentos importantes que afetam a relação de confiança com os parceiros de negócio.
Sobre o papel da citação
Como o orçamento não é um documento para a celebração oficial de um contrato, não é necessário HANKO ou selo quadrado. No entanto, a cotação também tem a função de estabelecer uma relação de confiança entre o destinatário e o solicitante antes da celebração do contrato. Vamos entender o papel de uma estimativa e ver por que é uma boa ideia carimbá-la.
Função 1. Verifique se o lado do pedido e o lado do recebimento estão na mesma página
As cotações também são usadas para confirmar os detalhes da transação descrita na cotação, tanto do lado do pedido quanto do lado do destinatário, e para garantir que ambas as partes entendam os detalhes da transação. Se forem dadas apenas explicações verbais, existe o risco de mal-entendidos e as trocas de "eu disse" e "eu não disse" podem causar problemas.
É importante indicar claramente os detalhes da transação no orçamento e mantê-lo como documento. Tenha cuidado para não deixar nada de fora e verifique sempre se as informações necessárias estão incluídas. Além disso, ao apor o HANKO na cotação, você pode demonstrar a intenção e a confiança de que a cotação foi emitida como um “documento oficial”.
[Assuntos a serem incluídos no orçamento]
- Quantia de dinheiro
- quantidade
- prazo final
- Processo
- Detalhes do produto e serviço
- Termos de pagamento
- Informações do pedido/destinatário do pedido
- data de emissão
- data de validade etc.
Por outro lado, há casos em que os detalhes das transações e serviços estão claramente indicados no site. Se não houver diferença de entendimento entre as partes receptora e solicitante, não será necessária uma cotação.
Função 2. Útil para "estimativa de comparação" para comparar várias estimativas
Quando o solicitante envia estimativas de diversas empresas e compara e considera a compra do produto ou serviço, isso é chamado de “cotação competitiva”. Isso é útil quando o comprador adquire um serviço ou produto com mais benefícios com base em cotações fornecidas por várias empresas. O mais importante em uma cotação são os detalhes da transação, mas se houver uma pequena diferença, pode ser baseada na personalidade da pessoa e na confiabilidade da cotação quando comparada com outras empresas.
Sobre o período de retenção de estimativas
Uma cotação é um documento de apoio. É obrigatório mantê-lo por um determinado período de tempo. O período de armazenamento difere para empresas e empresas individuais para empresas, é geralmente de 7 anos a partir do ano fiscal em que a cotação foi emitida, e para empresas individuais, é geralmente de 5 anos a partir do prazo de declaração de imposto para o ano fiscal em que foi emitido.
Por que você deve carimbar sua estimativa
Como o orçamento é um documento utilizado para apresentar os detalhes da transação antes da assinatura do contrato, não é necessariamente necessária a aposição de HANKO ou selo quadrado. Porém, algumas empresas não consideram documentos sem selo como documentos oficiais. A menos que haja um motivo especial, é melhor carimbar a estimativa.
Razão 1: Carimbar o orçamento torna-se um “documento oficial”
Tornou-se uma cultura nas empresas japonesas afixar HANKO em documentos, e algumas empresas até consideram isso de bom senso e boas maneiras. Principalmente para empresas com longa história ou empresas que valorizam os costumes tradicionais, a presença ou ausência do selo pode ter impacto na imagem da empresa.
Mesmo que um documento não exija selo, não pode ser considerado um documento oficial sem selo. Ao fazer um orçamento, é aconselhável carimbá-lo com o seu selo, salvo em circunstâncias especiais, para comprovar que se trata de um documento oficial emitido pela empresa.
Razão 2: Ter um carimbo no orçamento dá uma sensação de confiança e segurança.
Em alguns casos, o solicitante recebe a cotação e decide os detalhes da transação após a aprovação. Os pedidos de aprovação muitas vezes exigem julgamento e decisões de superiores e gerentes, e a confiabilidade da empresa que recebe o pedido é muitas vezes considerada importante.
Nestes casos, a existência de HANKO ou carimbo quadrado no orçamento pode ser utilizada para determinar se a empresa aprovou e emitiu devidamente o orçamento. É uma boa ideia carimbar a cotação com um HANKO para dar ao cliente uma sensação de confiança e segurança.
Qual HANKO devo usar para meu orçamento?
Existem vários HANKO para empresas (corporações), mas qual HANKO deve ser utilizado para cotações? Apresentaremos também os tipos de HANKO corporativos.
1. Selo quadrado (selo da empresa)
Kakuin é um HANKO com impressão retangular, gravado com o nome da empresa ou nome comercial, sendo também utilizado como selo da empresa. O objetivo da aposição de um selo quadrado é mostrar que se trata de um “documento oficial” de uma empresa. Em outras palavras, o melhor é apor um carimbo no orçamento.
Contudo, no caso de documentos apresentados a órgãos governamentais, etc., poderá ser exigido o selo de representante (selo corporativo registrado). Se você estiver fazendo negócios com alguém pela primeira vez, verifique quais HANKO são válidos.
Basicamente, não há problema se você apor apenas um carimbo quadrado no orçamento, mas é recomendável apor o carimbo do responsável além do carimbo quadrado. Ao carimbar o selo quadrado, você pode comprovar que se trata de um documento oficial aprovado pela empresa, e ao carimbar o responsável, você pode esclarecer quem foi o responsável pelo documento. Se você carimbar tanto o selo quadrado quanto o responsável, você dará uma impressão mais educada ao solicitante.
O selo quadrado é carimbado não apenas em estimativas, mas também em contratos, recibos, faturas, etc.
2. Selo representativo (selo registrado corporativo, selo registrado da empresa, selo de posição)
O selo representativo também é chamado de selo registrado corporativo, selo registrado de empresa ou selo de posição e é o HANKO mais importante entre os HANKO de empresa. Devido ao seu formato redondo, às vezes é chamado de selo redondo.
O selo representativo tem a função de comprovar os direitos e obrigações do representante empresarial. Ao constituir uma empresa, o selo representativo deve ser registado no Departamento Jurídico e o HANKO corporativo é o HANKO registado. O selo representativo basicamente não é muito utilizado no trabalho diário.
3. Selo do banco corporativo
Um selo de banco corporativo é um HANKO usado pelas empresas ao realizar transações correntes com bancos. Ao enviar uma notificação a uma instituição financeira e registrá-la, ela passará a valer como selo de banco corporativo. As faturas e cheques emitidos por empresas não podem ser liquidados, a menos que sejam carimbados com o selo do banco corporativo. Por outro lado, se você tiver selo de banco corporativo, poderá realizar todos os pagamentos relativos ao dinheiro de uma empresa, por isso é preciso ter cuidado ao manuseá-lo.
Geralmente, para distinguir os selos bancários corporativos dos selos representativos, recomenda-se a utilização de um HANKO que seja um tamanho menor que o selo representativo.
4. Selo
Um selo pessoal é um HANKO usado principalmente por indivíduos e não é um HANKO organizacional como um selo representativo ou um selo de banco corporativo. Ao receber uma encomenda, carimbe-a para indicar que a confirmou. É uma HANKO que pode ser usada em diversas situações do dia a dia. Você pode usar um selo para afixar o selo no orçamento, mas dá uma impressão um pouco mais clara, por isso é melhor usar um selo quadrado no orçamento.
Na verdade, todos os HANKO da empresa, exceto o do representante, são selos registrados. Ou seja, não há problema em utilizar o selo do banco no recebimento de encomendas. No entanto, se um selo de banco for utilizado em situações em que os HANKO são usados diariamente, existe o risco de a impressão do selo ser mal utilizada. Para evitar problemas, é melhor não usar um selo de banco como selo, mas preparar um HANKO separado para o seu selo.
Também não há problema em usar um HANKO do tipo carimbo, amplamente conhecido como Shachihata, como selo. No entanto, existem alguns documentos para os quais o Shachihata não pode ser usado, por isso é recomendado ter um HANKO e um Shachihata.
5. Carimbo do responsável
Um selo de responsável é um HANKO usado para esclarecer quem está encarregado de um determinado trabalho. Ao criar um orçamento, ao apor o carimbo do responsável junto com o carimbo quadrado, você pode mostrar ao cliente quem criou o orçamento. No entanto, como o selo do responsável é um selo certificado, existe a possibilidade de o responsável confirmar separadamente que o mesmo foi carimbado pelo responsável.
6. Carimbo de borracha
Um carimbo de borracha é um HANKO feito de borracha e tem gravado o nome da empresa, nome do representante, TEL , endereço, etc. Em vez de ser usado como HANKO, ele é usado para melhorar a eficiência do trabalho, eliminando o incômodo da escrita à mão. Porém, ainda é um HANKO criado pela empresa, portanto deve-se manuseá-lo com cuidado.
É necessário HANKO para o orçamento digitalizado?
Recentemente, tem havido um aumento no número de casos em que o cliente solicita que convertamos o orçamento em dados como um arquivo PDF e o enviemos para eles. Mesmo quando uma cotação é convertida em dados e emitida, o papel da cotação em si permanece o mesmo. Portanto, é melhor afixar um HANKO ou selo quadrado na estimativa baseada em dados.
Para carimbar uma cotação criada a partir de dados, existe um método para criar um documento em um computador, imprimi-lo, carimbá-lo e depois digitalizá-lo e convertê-lo novamente em dados. No entanto, este método é muito demorado e pouco eficiente. Ao emitir cotações como dados, recomendamos a utilização de HANKO eletrônico em vez de HANKO físico.
Um HANKO eletrônico é um HANKO digital que é convertido em dados e pode ser usado para carimbar documentos eletrônicos em um computador. Existem duas maneiras de criar um HANKO eletrônico; uma é digitalizar o selo impresso em papel e salvá-lo como dados de imagem. O outro tipo é uma identificação eletrônica que pode ser criada por meio de um serviço pago. Independentemente do HANKO eletrónico utilizado, o efeito jurídico permanece o mesmo.
Mesmo que seja um orçamento digital, é um documento importante para apresentar os detalhes da transação antes da assinatura do contrato. É uma boa ideia preparar um HANKO eletrônico como alternativa ao HANKO físico.
HANKO eletrônico corporação tipo Kakuin
HANKO eletrônico tipo de selo de identificação pessoal
HANKO corporativo tipo selo redondo
Tipo de nome pessoal do HANKO eletrônicoPrecauções ao usar HANKO eletrônicos
Embora o número de situações em que os HANKO eletrónicos são utilizados esteja a aumentar gradualmente, os HANKO eletrónicos não penetraram em todas as empresas. Não há problema se o lado do pedido solicitar uma estimativa digitalizada, mas pode haver casos em que o lado do pedido queira enviar uma estimativa digitalizada.
Neste caso, verifique com antecedência se o seu parceiro de negócios suporta HANKO eletrônicos antes de enviar a cotação. Isso ocorre porque muitas empresas não permitem o uso de HANKO eletrônicos.
Além disso, ao usar HANKO eletrônicos, certifique-se de garantir a segurança. Os HANKO eletrônicos podem ser facilmente criados simplesmente salvando a impressão do selo como dados de imagem, mas há um alto risco de que os dados de impressão do selo sejam utilizados indevidamente. Ao utilizar um HANKO eletrônico para transações fora da empresa, considere usar um HANKO eletrônico que tenha informações de identificação adicionadas à impressão do selo.
Os HANKO eletrônicos com informações de identificação podem ser usados com um serviço pago de HANKO eletrônico. Como o número de série e as informações do usuário podem ser confirmados a partir da impressão do selo, a segurança pode ser mantida evitando o uso indevido ou a falsificação da impressão do selo.
resumo
Uma cotação é um documento que permite ao destinatário apresentar os detalhes da transação ao comprador antes de assinar um contrato. Não é necessário ter HANKO ou carimbo quadrado no orçamento, mas ao afixar o selo o orçamento será visto como um “documento oficial emitido pela empresa”.
Porém, mesmo que você não carimbe a cotação, a validade da cotação não será alterada. No entanto, é uma boa etiqueta nas empresas japonesas HANKO os documentos com um selo, e é melhor fazê-lo, a menos que haja circunstâncias especiais. Quer a estimativa seja em dados ou em papel, é melhor usar um HANKO ou selo quadrado para construir uma relação de confiança com o parceiro de negócios.
Impressão de vouchers
Cotação iPM-01 Impressão de recibos padrão
carimbo de borracha
HANKO eletrônico
Selo corporativo registrado HANKO da empresa/corporativo
Selo do banco corporativo HANKO da empresa/corporativo
Selo quadrado corporativo HANKO para empresas/corporações
Conjunto de 4 peças para estabelecimento de HANKO de empresa/corporativo
Conjunto de 3 peças para estabelecimento de HANKO de empresa/corporativo
Carimbo de nome Carimbo de penetração/Shachihata
